Polityka Prywatności Polvera Doria

1. Wprowadzenie do Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Polvera Doria – ekskluzywną agencję eventową specjalizującą się w organizacji luksusowych wydarzeń biznesowych i prywatnych na terenie całej Polski. Dokument ma na celu przejrzyste wyjaśnienie, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy oraz chronimy dane osobowe klientów, kontrahentów oraz użytkowników odwiedzających naszą stronę internetową.

Polityka została opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Korzystanie z naszej strony oraz usług oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszym dokumencie.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Polvera Doria, ekskluzywna agencja eventowa działająca na terenie całej Polski (dalej: „Administrator” lub „my”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, można się z nami skontaktować:

• korespondencyjnie: Polvera Doria, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, Polska
• e-mailowo: [email protected]
• telefonicznie: +48 509 438 261
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/

Jeżeli w przyszłości powołamy inspektora ochrony danych (IOD), dane kontaktowe do tej osoby zostaną opublikowane na stronie internetowej i uwzględnione w zaktualizowanej wersji niniejszej polityki.

3. Zakres i cele przetwarzania danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od tego, w jaki sposób korzystają Państwo z naszych usług oraz strony internetowej. Co do zasady możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko;
• kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
• organizacyjne: informacje o planowanym wydarzeniu (rodzaj, data, lokalizacja, liczba gości, oczekiwany zakres obsługi, preferencje dotyczące scenariusza, atrakcji, aranżacji przestrzeni i oprawy),
• rozliczeniowe: dane niezbędne do wystawienia faktury i rozliczenia umowy (np. NIP, dane adresowe podmiotu zamawiającego);
• techniczne i statystyczne: adres IP, identyfikatory urządzenia, dane dotyczące przeglądarki, plików cookies i aktywności na stronie (szczegóły w sekcji dotyczącej cookies).

Dane przetwarzamy w następujących celach:

• organizacja wydarzeń – przygotowanie i realizacja kompleksowej obsługi wydarzeń, w tym opracowanie koncepcji, rezerwacja usług towarzyszących, koordynacja partnerów i podwykonawców, bieżący kontakt operacyjny z klientem;
• obsługa zapytań – udzielanie odpowiedzi na zapytania przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego, telefonicznie lub e-mailowo, przedstawienie oferty oraz doprecyzowanie szczegółów współpracy;
• kontakt biznesowy – budowanie i utrzymywanie relacji z klientami, partnerami i dostawcami, w tym negocjowanie i zawieranie umów, omawianie warunków współpracy i bieżącej realizacji usług;
• cele marketingowe – przesyłanie informacji o ofercie, rekomendowanych rozwiązaniach eventowych, inspiracjach, publikacjach blogowych oraz aktualnościach dotyczących działalności naszej agencji, jeżeli została wyrażona odpowiednia zgoda lub istnieje inna podstawa prawna;
• analiza i rozwój usług – tworzenie zagregowanych statystyk dotyczących sposobu korzystania ze strony, analiza skuteczności działań marketingowych, optymalizacja treści i funkcjonalności serwisu;
• cele dowodowe i archiwalne – zabezpieczenie informacji na wypadek konieczności wykazania faktów na potrzeby postępowań cywilnych, administracyjnych lub karnych, a także przechowywanie dokumentacji księgowej.

Okres przechowywania danych:

• dane przetwarzane w celu realizacji umowy – przez czas trwania współpracy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa (co do zasady do 6 lat);
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu, nie dłużej jednak niż przez okres niezbędny do realizacji celu;
• dane marketingowe i statystyczne – przez okres obowiązywania zgody lub do czasu wniesienia sprzeciwu; dane zanonimizowane mogą być wykorzystywane dłużej do celów statystycznych;
• dane wymagane przepisami prawa (np. podatkowego) – przez okres wskazany w odpowiednich przepisach.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z art. 6 RODO, na następujących podstawach prawnych:

• zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w szczególności w odniesieniu do przesyłania treści marketingowych drogą elektroniczną, zapisu do newslettera, wykorzystania wybranych plików cookies oraz przetwarzania dodatkowych danych podanych dobrowolnie w formularzach;
• wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy przetwarzanie jest niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia umowy, planowania i realizacji wydarzenia oraz rozliczenia z klientem;
• wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – np. wynikającego z przepisów podatkowych i rachunkowych, obowiązków sprawozdawczych czy archiwizacyjnych;
• uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – obejmujący w szczególności dochodzenie i obronę przed roszczeniami, prowadzenie analiz biznesowych i statystyk, usprawnianie funkcjonowania strony internetowej, a także kierowanie dopasowanych treści marketingowych do naszych klientów przy zachowaniu równowagi z ich prawami i wolnościami.

W każdej sytuacji, w której podstawą przetwarzania jest zgoda, przysługuje Państwu prawo do jej swobodnego wycofania w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Polvera Doria przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane, a jeżeli tak – także dostępu do nich oraz informacji o sposobie przetwarzania;
• prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub cofnięto zgodę na ich przetwarzanie;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia operacji na danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrywania sprzeciwu;
• prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania; w szczególności dotyczy to sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe i odbywa się na podstawie zgody lub umowy;
• prawo do wycofania zgody – w każdym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

W celu realizacji któregokolwiek z powyższych praw prosimy o kontakt za pośrednictwem danych wskazanych w sekcji „Administrator danych osobowych” lub w sekcji „Kontakt w sprawach prywatności”. W odpowiedzi na zgłoszenie możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.

6. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać wyłącznie upoważnieni pracownicy oraz współpracownicy Polvera Doria, którzy potrzebują tych informacji w związku z wykonywaniem powierzonych obowiązków i realizacją usług eventowych.

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów trzecich:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym zaangażowanym w organizację wydarzeń (np. dostawcom nagłośnienia, oświetlenia, cateringu, usług barmańskich, dekoracji, obsługi fotograficznej i wideo, artystom, konferansjerom, croupierom oraz koordynatorom obsługi gości);
• dostawcom usług IT – podmiotom zapewniającym hosting strony, systemy poczty elektronicznej, narzędzia CRM, systemy mailingowe, rozwiązania analityczne i marketingowe;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze – w zakresie niezbędnym do prawidłowego rozliczania i zabezpieczenia naszej działalności;
• operatorom płatności lub instytucjom finansowym – jeżeli jest to konieczne do rozliczenia płatności związanych z realizacją umowy.

W każdym przypadku przekazanie danych opiera się na odpowiedniej podstawie prawnej i odbywa się na podstawie umów powierzenia przetwarzania lub odrębnych porozumień gwarantujących zachowanie poufności i bezpieczeństwa danych. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celu niezwiązanym z realizacją naszych usług.

Zasadniczo nie przekazujemy danych do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli jednak w wyjątkowych sytuacjach dojdzie do takiego przekazania (np. z uwagi na lokalizację serwerów dostawcy usług IT), odbywa się ono wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych i technicznych, zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

7. Środki bezpieczeństwa danych

Ochrona powierzonych nam danych osobowych jest dla Polvera Doria priorytetem. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, których celem jest zapewnienie poziomu bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

W szczególności:

• stosujemy kontrolę dostępu do systemów informatycznych oraz zabezpieczenia haseł, szyfrowanie transmisji danych (m.in. za pomocą protokołu HTTPS) oraz regularne aktualizacje oprogramowania;
• ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych, które zostały przeszkolone z zakresu ochrony danych osobowych i zobowiązane do zachowania poufności;
• stosujemy zasady minimalizacji danych – przetwarzamy wyłącznie te informacje, które są niezbędne do osiągnięcia wskazanych celów;
• regularnie monitorujemy stosowane środki bezpieczeństwa i w razie potrzeb dostosowujemy je do zmieniających się zagrożeń i wymogów prawnych;
• współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom zabezpieczeń i zawieramy z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych.

Pomimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, żaden system informatyczny nie gwarantuje pełnej ochrony przed wszelkimi możliwymi zagrożeniami. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, podejmiemy działania przewidziane przepisami prawa, w tym poinformujemy odpowiedni organ nadzorczy oraz – jeśli będzie to wymagane – osoby, których dane dotyczą.

8. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo w każdym momencie ją wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Zgodę można wycofać w szczególności poprzez:

• kliknięcie linku rezygnacji (unsubscribe) w otrzymanej od nas wiadomości marketingowej, jeśli taki link jest dostępny;
• wysłanie wiadomości e-mail na adres [email protected] z odpowiednią informacją o cofnięciu zgody (np. na komunikację marketingową);
• przekazanie stosownego oświadczenia za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie /contact-us/ lub drogą tradycyjną.

Wycofanie zgody może skutkować brakiem możliwości otrzymywania od nas określonych treści lub skorzystania z wybranych funkcji serwisu, jeśli ich działanie wymaga przetwarzania danych na podstawie zgody.

9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady nie podejmujemy wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.

Możemy jednak stosować ograniczone profilowanie w ramach działań marketingowych, polegające na analizie podstawowych danych (np. historii kontaktu, rodzaju zapytań, obszaru działalności klienta, zainteresowania określonymi typami wydarzeń), aby lepiej dopasować treści komunikacji i prezentowane inspiracje eventowe do oczekiwań odbiorców.

Profilowanie to nie powoduje skutków prawnych ani w istotny sposób nie wpływa na Państwa sytuację. Zawsze mogą Państwo sprzeciwić się wykorzystaniu danych do celów marketingowych, w tym związanych z profilowaniem, kontaktując się z nami przy użyciu danych wskazanych w niniejszej polityce.

10. Polityka plików cookies

Strona internetowa https://polveradoria.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie zapisu informacji (np. local storage), aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie serwisu, poprawić komfort korzystania z niego, analizować ruch oraz – w razie wyrażenia odpowiedniej zgody – prezentować dopasowane treści marketingowe.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, smartfon, tablet) przez przeglądarkę internetową. Mogą być one odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora lub podmiotów trzecich.

Na naszej stronie mogą być stosowane następujące kategorie cookies:

• niezbędne – zapewniające podstawowe funkcje serwisu, bezpieczeństwo i obsługę zapytań (ich stosowanie jest konieczne do prawidłowego działania strony);
• analityczne i statystyczne – pomagające zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu, co umożliwia nam jego ulepszanie (np. poprzez anonimowe agregowanie danych o odwiedzinach poszczególnych podstron);
• funkcjonalne – umożliwiające zapamiętywanie wybranych ustawień i personalizację interfejsu;
• marketingowe – wykorzystywane, za zgodą użytkownika, do prezentowania dopasowanych treści reklamowych, w tym w oparciu o współpracę z zewnętrznymi partnerami marketingowymi.

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlany jest baner cookies, który umożliwia zarządzanie preferencjami w zakresie poszczególnych kategorii plików cookies. W każdej chwili mogą Państwo zmienić wcześniejsze wybory lub wycofać zgodę, korzystając z ustawień przeglądarki lub narzędzi udostępnionych w ramach strony.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych kategorii plików cookies, czasu ich przechowywania oraz sposobu zarządzania nimi znajdują się w odrębnej Polityce plików cookies.

11. Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może podlegać okresowej aktualizacji, w szczególności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, stosowanych technologii, zakresu naszych usług lub sposobu przetwarzania danych osobowych.

O istotnych zmianach będziemy informować poprzez publikację zaktualizowanej wersji dokumentu na stronie internetowej oraz, w miarę możliwości, poprzez dodatkowe komunikaty (np. wiadomość e-mail do stałych klientów lub odpowiednią informację w widocznym miejscu na stronie). Każdorazowo u góry polityki wskazana jest data ostatniej aktualizacji.

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki Prywatności, aby być na bieżąco z zasadami stosowanymi przez Polvera Doria w zakresie ochrony danych osobowych.

12. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, wnioski oraz żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw opisanych w niniejszej polityce, prosimy kierować do nas z wykorzystaniem poniższych danych kontaktowych:

• e-mail: [email protected]
• adres korespondencyjny: Polvera Doria, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, Polska
• formularz kontaktowy: dostępny na stronie /contact-us/

W treści zgłoszenia prosimy, w miarę możliwości, o wskazanie, z jakiego prawa chcą Państwo skorzystać lub jakiego obszaru dotyczy pytanie. Ułatwi to nam szybsze i bardziej precyzyjne udzielenie odpowiedzi, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa danych osobowych.